La differenza fondamentale tra progetti e processi sta nella loro natura e nel loro scopo. 

Progetti

• Temporanei: I progetti hanno una durata limitata e si concludono una volta raggiunti gli obiettivi prefissati.

• Unici: Ogni progetto è distinto e ha obiettivi specifici che non si ripetono esattamente in altri progetti.

• Risultato specifico: I progetti mirano a creare un prodotto, servizio o risultato ben definito.

• Gestione flessibile: Le risorse e le attività all'interno di un progetto possono variare in base alle esigenze per raggiungere gli obiettivi.

Processi

• Continui: I processi sono attività ricorrenti e continue che fanno parte delle operazioni quotidiane di un'organizzazione.

• Standardizzati: I processi seguono una serie di passaggi predefiniti e ripetibili per garantire coerenza e qualità.

• Mantenimento: I processi mirano a mantenere e migliorare le operazioni esistenti, piuttosto che creare qualcosa di nuovo.

• Efficienza: L'obiettivo principale dei processi è ottimizzare l'efficienza e ridurre gli sprechi.

Per esempio, un progetto potrebbe essere la creazione di una nuova campagna di marketing per il Centro La Tenda, con un obiettivo specifico e una durata limitata. Un processo, invece, potrebbe essere la gestione delle comunicazioni quotidiane del Centro La Tenda, che richiede operazioni ripetitive e continue per mantenere il flusso di informazioni.

Indicatori per i Progetti

1. Rispetto del budget: Misura quanto il progetto stia rispettando il budget previsto.

2. Rispetto dei tempi: Verifica se il progetto sta rispettando le scadenze stabilite.

3. Qualità del prodotto/servizio: Valuta se i deliverable del progetto rispettano gli standard di qualità.

4. Soddisfazione degli stakeholder: Rileva quanto sono soddisfatti gli stakeholder del progetto.

5. Rischi gestiti: Analizza quanti rischi sono stati identificati e mitigati efficacemente durante il progetto.

6. Obiettivi raggiunti: Verifica se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti secondo le aspettative.

Indicatori per i Processi

1. Efficienza: Misura il rapporto tra input e output per valutare quanto sia efficiente il processo.

2. Efficacia: Valuta se il processo raggiunge gli obiettivi prefissati.

3. Qualità: Misura la qualità degli output del processo.

4. Tempistiche: Rileva il tempo necessario per completare il processo.

5. Costi operativi: Analizza i costi associati all'esecuzione del processo.

6. Continuità: Verifica la continuità e la stabilità del processo nel tempo.

Esempio 

Indicatori di Processo per il Centro La Tenda

1. Tempo di risposta alle richieste: Misura il tempo medio impiegato per rispondere alle richieste di informazioni o assistenza da parte degli utenti.

2. Numero di partecipanti agli eventi: Valuta il numero di persone che partecipano agli eventi organizzati dal centro, confrontato con gli obiettivi prefissati.

3. Soddisfazione degli utenti: Rileva il livello di soddisfazione degli utenti attraverso sondaggi o questionari periodici.

4. Costo per evento: Analizza il costo medio sostenuto per organizzare e gestire un evento.

5. Efficienza della comunicazione: Misura l'efficacia delle campagne di comunicazione, ad esempio il numero di utenti raggiunti rispetto a quelli previsti.

6. Qualità del servizio: Valuta la qualità dei servizi offerti attraverso feedback e recensioni degli utenti.

7. Tempo di elaborazione dei progetti: Misura il tempo medio necessario per completare un progetto o un'attività all'interno del centro.

8. Tasso di partecipazione agli programmi di volontariato: Valuta il numero di volontari coinvolti e il livello di partecipazione rispetto alle aspettative.

Indicatori per i Progetti

1. Rispetto del budget: Misura quanto il progetto stia rispettando il budget previsto.

2. Rispetto dei tempi: Verifica se il progetto sta rispettando le scadenze stabilite.

3. Qualità del prodotto/servizio: Valuta se i deliverable del progetto rispettano gli standard di qualità.

4. Soddisfazione degli stakeholder: Rileva quanto sono soddisfatti gli stakeholder del progetto.

5. Rischi gestiti: Analizza quanti rischi sono stati identificati e mitigati efficacemente durante il progetto.

6. Obiettivi raggiunti: Verifica se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti secondo le aspettative.

Il Modello a Matrice, ovvero la combinazione della struttra organizativa  funzionale con quella per progetti

Il modello a matrice combina due tipi di struttura organizzativa: quella funzionale (basata su dipartimenti) e quella per progetti. Ecco come funziona:

• Struttura Funzionale: I dipendenti sono raggruppati in base alle loro competenze e funzioni, ad esempio marketing, vendite, finanza, ecc.

• Struttura per Progetti: I dipendenti sono assegnati a progetti specifici e collaborano con membri di altri dipartimenti per raggiungere gli obiettivi del progetto.

In un modello a matrice, un dipendente ha due responsabili: uno per la funzione (ad esempio, il direttore del dipartimento) e uno per il progetto (ad esempio, il project manager). Questo permette di bilanciare le competenze specializzate con le esigenze specifiche dei progetti.

Rapporto  Processo/Progetti

• Progetti: Nel modello a matrice, i progetti sono gestiti da team interfunzionali che collaborano per raggiungere obiettivi specifici. I membri del team lavorano sotto la supervisione del project manager e del loro responsabile funzionale. Ad esempio, un progetto di comunicazione può coinvolgere membri del team di marketing, relazioni pubbliche ed eventi.

• Processi: I processi sono le attività quotidiane e ricorrenti che mantengono l'organizzazione funzionante. Nel modello a matrice, i processi sono gestiti dai responsabili funzionali, che assicurano che le operazioni quotidiane siano efficienti e coerenti. I dipendenti seguono i processi stabiliti all'interno dei loro dipartimenti, ma possono anche essere coinvolti in progetti che richiedono competenze specifiche.

Esempio

Immagina che il Centro La Tenda stia lanciando una nuova campagna di sensibilizzazione. La campagna è un progetto con obiettivi specifici e una durata limitata. Il team di progetto include membri del marketing, delle relazioni pubbliche e degli eventi, ognuno dei quali risponde sia al proprio responsabile funzionale sia al project manager.

Nel frattempo, il Centro La Tenda continua a gestire processi quotidiani, come la gestione delle comunicazioni con gli utenti e l'organizzazione degli eventi ricorrenti. Questi processi sono gestiti dai responsabili funzionali per garantire coerenza ed efficienza.