Come ogni forma di comunicazione online, è importante praticare una buona etichetta e sicurezza quando si utilizza l'e-mail. L'etichetta è un insieme di regole e linee guida che le persone usano per comunicare in modo più efficace . Dovresti anche sapere come proteggerti da determinati rischi, come malware e phishing .
In questa lezione, discuteremo di scrivere e-mail più efficaci usando una buona etichetta e - mail , sia per uso personale che sul posto di lavoro . Parleremo anche di diverse strategie per l'utilizzo sicuro della posta elettronica .
Ecco alcune regole di base che puoi seguire per scrivere e-mail migliori, indipendentemente da chi stai inviando. In alcuni casi, è OK infrangere queste regole. Utilizzare queste regole come punto di partenza, quindi personalizzare ogni e-mail inviata in base alla situazione.
Fai clic nella presentazione di seguito per saperne di più sull'etichetta di base per l'email.
Gli allegati sono un modo semplice per condividere file , foto , e altro ancora , ma molte persone non sono a conoscenza di alcuni dei più comuni di attacco degli errori . Assicurati di seguire queste regole di base quando includi gli allegati nelle tue e-mail.
Non allegare mai un file senza menzionarlo nel corpo della tua e-mail. Qualcosa di così semplice come ho allegato alcune foto a questa e-mail aiuterà i destinatari a sapere cosa aspettarsi . D'altra parte, assicurati che gli allegati citati siano effettivamente inclusi nel messaggio: è facile concentrarsi sul messaggio e dimenticare di includere il file stesso. Si consiglia di allegare qualsiasi file prima di iniziare a scrivere.
Evita di inviare allegati di dimensioni eccessive o foto non compresse , il cui download può richiedere molto tempo. Si può sempre ZIP o comprimere i file per renderli più facili da inviare. Inoltre, assicurati che i tuoi allegati non debbano essere visualizzati in un'applicazione specifica, usa tipi di file universali come .PDF, .RTF e .JPG.
Se devi inviare molti file diversi alla stessa persona, considera di inviare gli allegati tramite più e-mail. Se includi più file non correlati nella stessa e-mail, può essere difficile per i tuoi destinatari trovare il file esatto di cui hanno bisogno.
Mentre gli allegati sono ancora un modo semplice per condividere rapidamente i file tramite e-mail, molte persone hanno iniziato a utilizzare servizi di archiviazione basati su cloud come Google Drive e Microsoft OneDrive per condividere file di grandi dimensioni . Invece di condividere il file stesso, è possibile condividere un collegamento , consentendo ad altri di accedere al file in remoto. Consulta le nostre lezioni sulla condivisione di file in Google Drive e sulla condivisione di file in OneDrive per saperne di più.
Sia che tu stia usando l'e-mail sul lavoro o che ti stia candidando per un lavoro, si applicano ancora le normali regole di etichetta. Tuttavia, ci sono alcune considerazioni aggiuntive da tenere a mente, poiché le e-mail aziendali possono influire sulla reputazione professionale .
Ricorda, non dovresti mai usare il tuo account e-mail di lavoro per le comunicazioni personali. È meglio ottenere il tuo account personale da un servizio di webmail come Gmail, Yahoo! o Outlook.com. Per saperne di più sull'utilizzo del tono giusto per l'email di lavoro, dai un'occhiata a Come dovrebbe essere formale un'e-mail? lezione.
L'e-mail non è totalmente sicura, quindi dovresti evitare di inviare informazioni sensibili come numeri di carta di credito , password e il tuo numero di previdenza sociale . Inoltre, potresti ricevere e-mail da truffatori e criminali informatici . Il primo passo per affrontare i problemi di sicurezza della posta elettronica è capirli in modo da sapere cosa cercare.
Spam è un altro termine per la posta indesiderata o per le pubblicità indesiderate . È meglio ignorare o eliminare questi messaggi. Fortunatamente, la maggior parte dei servizi di posta elettronica offre una certa protezione, incluso il filtro antispam .
Alcune e-mail fingono di provenire da una banca o da una fonte attendibile al fine di rubare le tue informazioni personali. È facile per qualcuno creare un'e-mail che sembra provenire da un'azienda specifica. Prestare particolare attenzione alle e-mail che richiedono una risposta urgente.
Alcuni allegati di posta elettronica possono contenere virus e altri malware . È generalmente più sicuro non aprire alcun allegato che non ti aspettavi. Se un amico ti invia un allegato, potresti chiedere se intendeva inviarlo prima di scaricare.
Ulteriori informazioni su importanti problemi di sicurezza online nel nostro tutorial sulla sicurezza di Internet .
Ora che hai finito di esplorare le Nozioni di base sulla posta elettronica, potresti sentirti pronto a configurare il tuo account di posta elettronica. Puoi ottenere un account e-mail gratuito da tutti i principali provider di webmail, incluso Yahoo! , Outlook.com e Gmail .
Il nostro tutorial di Gmail fornirà istruzioni dettagliate per l' invio , la ricezione e la gestione della posta elettronica.