Завдання  1.

Створіть карту знань «Види документів»

1.              В програмі FreeMind для створення карти знань створіть карту, в якій центральним поняттям буде «види документів.

2. Створіть гілки - критерії класифікації документів.

3.              Від створених гілок створіть менші гілки з конкретними видами документів. Додайте зображення, що ілюструють зазначені документи.

Завдання 2.

 1. Відкрийте текстовий процесор Word.

2. Встановить поля згідно стандартів:  ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см. Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman. Орієнтація сторінки А4.

3. Надрукуйте та оформіть реквізити згідно отриманого зразка.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за ознаками:

Ø    найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

Ø    походженням — службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

Ø    місцем виникнення — внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

Ø    призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; напрямком — вхідні й вихідні;

Ø    формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

Ø    строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги; термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом; дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

Ø    ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

Ø    стадіями створення — оригінали, копії й виписки: оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

Ø    за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; складністю — прості (односкладові) й складні;

Ø    строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

Ø    технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом; носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Реквізити та їх розташування в

організаційно-розпорядчих документах:

Ø    Державний герб України.

Ø    Емблема організації чи підприємства.

Ø     Зображення державних нагород.

Ø    Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

Ø    Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

Ø    Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

Ø    Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

Ø    Назва структурного підрозділу.

Ø    Індекс підприємства зв'язку,

Ø    поштова й телеграфна адреса,

Ø    номер телетайпа (абонентського телеграфу),

Ø     номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

Ø    Назва виду документа.

Ø     Дата.

Ø     Індекс.

Ø    Посилання на індекс та дату вхідного документа.

Ø    Місце складання або видання.

Ø    Гриф обмеження доступу до документа.

Ø     Адресат.

Ø    Гриф затвердження.

Ø     Резолюція.

Ø    Заголовок до тексту.

Ø    Відмітка про контроль.

Ø    Текст.

Ø     Відмітка про наявність додатка.

Ø    Підпис.

Ø    Гриф погодження.

Ø    Візи.

Ø    Печатка.

Ø    Відмітка про засвідчення копій.

Ø    Прізвище виконавця та номер його телефону.

Ø     Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

Ø    Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Ø    Відмітка про надходження документа.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби

може бути доповнений такими відомостями:

Ø    виконавці;

Ø     розписка виконавця про одержання документа;

Ø     хід виконання;

Ø    додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями.

Найпоширенішими є бланки актів, наказів, протоколів, листів. Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Встановлюється два види бланків:

Ø    бланк для листів;

Ø    загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць; реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом; бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення, називається діловодством. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг - це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення

Виділяють такі види документообігу:

– централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється)

– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)

– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах )

Основні типи документів, які складають централізований документообіг:

Ø    вхідні – документи, що надходять в організацію;

Ø    вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації;

Ø    внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.