Mira a tu alrededor. Probablemente, en algún lugar de casa, tengas una hoja de papel recortada. Es pequeña, puede que sea el ladillo de un catálogo. En ella, tienes apuntada una lista de cosas que comprar. Puede que también tengas un post-it pegado en el borde del monitor con las próximas tareas que tienes que hacer. Es analógico, pero eficaz. Bueno, no tanto en realidad.

En Tecnología de tú a tú hablamos de eso mismo: tecnología. Sí, podemos ser ordenados utilizando listas para no olvidarnos de nada pero, lo sentimos,actualmente hay aplicaciones y servicios que ofrecen soluciones mejores. ¿No los conoces? No te preocupes, nosotros te contamos todo sobre los gestores de tareas.

¿Qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es como una lista avanzada donde podemos añadir diferentes acciones que vamos a hacer en los próximos días. Podemos poner de todo: cosas pendientes que hacer en casa, tareas del trabajo, la lista de la compra para cuando vayamos al supermercado…

La mayoría de los gestores de tareas nos permiten tener diferentes listas para tener todo separado y bien distribuido. Además, podemos poner alarmas y fechas para saber siempre cuándo tenemos que hacerla y llegar puntual a los diferentes plazos que nos propongamos.

Son aplicaciones orientadas a la productividad pero también para que no nos olvidemos de nada. Existen muchas aplicaciones y encontrar la que más nos conviene se traduce en saber nuestras necesidades y encontrar una que se ajuste a lo que queremos. Que no se quede pequeña pero que tampoco nos abrume. Por eso, os hemos creado una selección en función del tipo de usuario que seamos.

Gestores para tareas básicas

Any.Do es uno de los gestores de tarea más básicos pero ojo, eso no significa que no sea útil. Tras su sencilla interfaz nos encontramos con una lista en blanco en la que podemos ir añadiendo diferentes tareas, ajustar recordatorios y tener todo a la vista.

Es una aplicación que funciona tanto en el móvil como en el ordenador. De este modo podemos gestionar nuestras tareas desde cualquier sitio. Sencilla y orientada para las cosas que hacemos cada día. Una lista básica pero muy efectiva si no queremos olvidarnos de nada.

Wunderlist es otro magnífico ejemplo de un gestor de tareas sencillo pero que funciona. Una aplicación que nos permite gestionar las tareas en listas, poner alarmas y fechas límite. Además, en cada tarea podemos añadir notas o adjuntar archivos.

¿Una tarea es muy grande? Con Wunderlist la podemos partir en varias para dividir mejor lo que necesitamos en cada momento. Como Any.Do, cuenta con aplicación para móviles, tablets y ordenadores para que la usemos desde cualquier lugar. Perfecta para tener nuestro día a día bien organizado.

Nuestro preferido en estos casos es Google Keep. Si tienes cuenta de Gmail, ya tienes Keep dentro de tus Google Apps. Te encantará por su sencillez, diseño, capacidad de sincronización, facilidad de uso y además tiene una APP propia para el móvil que va genial. Podrás hacer notas libres, capturas de voz, imágenes, check-list y recordatorios. Como novedades, han incluido la herramienta de buscador para cuando tus notas sean demasiadas y un sistema de etiquetado y archivo para tenerlo todo controlado y en su lugar. Podrás trabajar con ellas simultáneamente desde cualquier PC o desde tu móvil o tablet. 

Gestores avanzados

Saltamos de categoría y nos vamos a aplicaciones de gestiones más avanzadas. Hablamos de servicios que ofrecen algo más. Opciones que puede que para muchos no sean útiles pero para quienes buscan más son herramientas perfectas. ¿Nuestra primera recomendación? Todoist

Este servicio nos permite gestionar varias listas de tareas, añadirle alarmas, notificaciones por horas o incluso cuando pasemos cerca de un sitio (gracias al GPS del móvil). Podemos anidar tareas y sincronizar las tareas con aplicaciones de calendario como Google Calendar. Además, funciona en todo tipo de dispositivos.

¿Necesitamos una aplicación para gestionar tareas en grupo? Trello es lo que necesitamos. Muchas aplicaciones permiten invitar a otras personas para tener las tareas ordenadas pero pocas lo hacen mejor que Trello gracias a su interfaz en tarjetas.

Creamos una lista y dentro de ella podemos tener varias fichas: tareas pendientes, urgentes, sin fecha… En cada una podemos añadir una nota e incluso introducir mensajes para tener una conversación con cada persona encargada. Requiere un tiempo para aprender a usarla pero es tremendamente útil para trabajar en pequeños grupos.

Gestores para los profesionales

¿QUÉ ES PODIO?

Podio es una aplicación web enfocada a la gestión de tareas de forma social que permite organizar todo nuestro mundo en base a distintas organizaciones einfinitos espacios de trabajo en los que podremos instalar una enorme cantidad de aplicaciones distintas disponibles en su App Market, como gestores de incidencias, herramientas para gestión de proyectos, gestión de contactos, gestión de ventas y clientes (CRM), gestión de reuniones y un largo etcétera.

Por si esto no es suficiente, dispone de un editor visual desde el que podremos modificar cualquiera de esas apps añadiendo o quitando campos de una larga lista de tipos distintos, o incluso crear nuestras propias aplicaciones totalmente personalizadas.

INTEGRACIÓN CON LA NUBE

Se integra con nuestro correo electrónico a la perfección para crear tareas o cualquier registro correspondiente a las apps que tengamos instaladas vía email. Si además utilizamos los servicios de Google Apps, no sólo conseguiremos una integración perfecta con el correo, sino que además podremos integrar todo el universo de Google en nuestra herramienta de trabajo diario: exportar nuestras tareas y reuniones a Google Calendar, adjuntar ficheros directamente desdeGoogle Drive, sincronizar todos nuestros contactos de GMail con Podio, utilizar un widget que se muestra al final de todos nuestros correos de GMail para comunicarnos directamente con Podio y crear de forma rápida una tarea, una incidencia, un nuevo Lead o una nueva idea para nuestro blog a partir de dicho email.

Incluso aunque no dispongamos de una cuenta de correo de GMail podremos crear tareas a través de correo electrónico simplemente escribiendo un email a direcciones tipo dlazaa.5c723ecd@task.podio.com.

Además de con el universo Google, son muchos los servicios de la nube con los que se integra Podio, como Dropbox, Evernote, Box, GoToMeeting, Linkedin,Facebook, etc.

RED SOCIAL CORPORATIVA

Pero lo que más sorprende es la posibilidad de implicar a cualquier persona, ya sean compañeros de trabajo, colaboradores, clientes o proveedores, en los distintos espacios de trabajo de una forma muy rápida y flexible gracias alpotente sistema de roles y privilegios de Podio. Cualquiera puede participar como si de una típica red social se tratara escribiendo comentarios acerca de cualquier aspecto de nuestro proyecto, compartiendo ficheros, asignando tareas o simplemente haciendo clic en el botón “Me gusta”.

Por supuesto, una herramienta de estas características perdería gran parte de su utilidad si no pudiéramos utilizarla en cualquier momento y desde cualquier lugar con nuestro móvil. Podio ofrece apps nativas tanto para iOS como para Android. Si bien hay que decir que son mejorables, desde ellas podremos acceder a casi toda la funcionalidad de Podio.

Aparte de poder gestionar nuestros proyectos y tareas, podremos añadir los espacios de trabajo y las aplicaciones que tengamos instaladas en Podio al menú de la app móvil, lo que nos permitirá por ejemplo abrir rápidamente una nueva incidencia que nos han comunicado por teléfono, registrar el alta de un nuevo producto en nuestro inventario, consultar el histórico de pedidos de un cliente o anotar una nueva idea que se nos ha ocurrido para nuestro blog.

Fuentes Originales: 

- http://www.tecnologiadetuatu.elcorteingles.es/telefonia/gestores-de-tareas/

- http://www.daniloaz.com/es/podio-una-gran-herramienta-colaborativa/