Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів організації.

На кожному підприємстві (організації) існує своя система документообігу. Системи документообігу зберігають документи, ведуть їх історію забезпечують їх рух з організації, дозволяють відстежувати виконання тих бізнес – процесів, до яких ці документи мають відношення. В організації, де впроваджена система документообігу, документ є базовим інструментом управління. Тут немає просто рішень, доручень або наказів – є документи, що містять ці самі накази, рішення, доручення і т.д.: все управління в організації здійснюється через документи. Аналогічно тому, як біт є одиницею інформації в кібернетиці, документ є одиницею інформації в системах документообігу.

Під системою електронного документообігу будемо розуміти автоматизовану систему оптимізації потоків документів в інтересах забезпечення ефективного управління бізнес-процесами підприємства (організації).

Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією, з яких найбільш часто зустрічаються такі:

• – забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматизованого контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
• – підтримка системи контролю якості відповідно до міжнародних норм;
• – підтримка системи ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості зберігання всієї передісторії його діяльності;
• – протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності);
• – оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю;
• – виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації;
• – виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Система електронного документообігу складається з трьох частин: системи управління документами, системи масового введення паперових документів, системи автоматизації ділових процесів [9].

Система управління документами повинна забезпечити інтеграцію з додатками. Якщо на підприємстві застосовувалися всесвітньо відомі пакети, то інтеграція здійснюється на рівні операцій з файлами, тобто операції відкриття, закриття, створення, коригування, збереження заміщуються відповідними операціями системи управління документами.

Не менш важливим завданням є забезпечення зберігання документів на різних носіях (дисках, стримерах і т.д.). До того ж треба забезпечити швидкий пошук і доступ до різних пристроїв зберігання інформації, щоб фактори доступності та вартості зберігання завжди були в оптимальному співвідношенні залежно від важливості та актуальності інформації.

Досить складною проблемою є організація швидкого пошуку документів. Для організації пошуку використовується індексація документів. Система індексації може бути атрибутивної або повнотекстової.

У разі атрибутивної індексації документу присвоюється якийсь набір атрибутів, представлених текстовими, числовими чи іншими полями, за якими виконуються пошук і доступ до шуканого документу. Зазвичай це виглядає як каталожна картка, де зберігаються ім'я автора, дата, тип документа, кілька ключових слів, коментарі. Пошук ведеться по одному або декількох полях або по всій сукупності. При повнотекстовому індексуванні всі слова, з яких складається документ, за винятком прийменників і незначних для пошуку слів, заносяться в індекс. Тоді пошук можливий з будь-якого входить слову або їх комбінації. Можлива комбінація методів, що ускладнює систему, але спрощує користувачеві роботу з нею.

Ряд проблем виникає при колективній роботі з документами. У першу чергу необхідно запобігти одночасне редагування документа двома або більше користувачами. Зазвичай пріоритет віддасться користувачеві, який першим відкрив документ, і заборона всім іншим на користування документом, виключаючи режим "тільки для читання".

При колективній роботі з документами кожному співробітнику призначається пароль і право доступу, щоб документ залишався недоступним для цікавих. Права доступу також розділяються. Одні можуть виконувати повне редагування і знищення документа, інші – тільки переглядати. Може бути дозволений доступ до окремих полів документа. При цьому всі дії користувачів заносяться до протоколу, щоб адміністратор системи міг проаналізувати ситуацію і вжити відповідних заходів.

Другу частину електронного документообігу становить система масового введення паперових документів. Ця система призначена для масового введення документів архіву та переведення їх в електронний вигляд. При цьому виконуються операції сканування, чищення зображення, підготовки до розпізнавання документа, розпізнавання документа.

Існує величезна кількість систем розпізнавання, які можна розділити на два класи: системи оптичного розпізнавання OCR, які працюють тільки з поліграфічним текстом, та інтелектуальні системи розпізнавання ICR, що працюють з рукописним текстом. Системи ICR розпізнають також штрих- коди, спеціальні мітки.

Після того як документ розпізнано, він поступав в систему управління документацією, де проводиться його індексація.

Третя частина електронного документообігу – система автоматизації ділових процесів (АДП). Вона призначена для обслуговування діяльності кожного співробітника, що працює з електронним документообігом.

Системи автоматизації ділових процесів призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес -процесів. Документальні потоки на підприємстві прив'язуються до існуючих бізнес- процесам і регламентом їх взаємодії. При жорсткій маршрутизації документа заздалегідь прописується рух документа по всіх робочих місцях. Визначаються права користувачів на документ в кожній точці маршруту. При вільної маршрутизації виконавець може визначити подальший шлях руху документа, зазвичай на одно рівень.

Розглянемо головні відмінні риси основних систем документообігу:

• 1. Docs Fusion і Docs Open (розробник компанія Hummingbird). Цс одна > найпопулярніших у світі систем, що відносяться до класу "електронних архівів".На вітчизняному просторі Docs Орел представлена досить давно і вже застосовується в багатьох організаціях. Docs може елективно застосовуватися і у великих організаціях з великим числом співробітників (тисячі осіб), і в невеликих фірмах, де працює п'ять-шість чоловік. Система в першу чергу позиціонується як призначена для організацій, які займаються інтенсивним створенням документів та їх редагуванням (головні офіси компаній, консалтингові компанії, органи влади тощо).
• 2. Documentum • це система управління документами, знаннями та бізнес- процесами для великих підприємств і організацій. Система тільки починає впроваджуватися в нашій країні, але вже давно і міцно зайняла позиції одного з лідерів індустрії. Documentum – це більшою мірою платформа, ник готовий продукт, призначений для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених проектних групах, організації корпоративного діловодства, динамічного керування вмістом корпоративних інтранет-порталів.

У продукті передбачено все, що потрібно великої організації, – це інтегрована система, що дозволяє комплексно вирішувати досить широкий спектр завдань. Вона володіє необхідною функціональністю для автоматизації ділових процесів, тобто забезпечує маршрутизацію, затвердження, розподіл, повідомлення і контроль виконання.

Продукт включає в себе засоби, що дозволяють створювати додатки в середовищі Documentum, в тому числі Web -додатки.

3. LanDocs. Система LanDocs в першу чергу орієнтована на діловодство і архівне зберігання документів. Вона складається з кількох компонентів: системи діловодства, сервера документів (архіву), підсистеми сканування і візуалізації зображень, підсистеми організації віддаленого доступу з використанням Інтернет -клієнта, поштового сервера.

Компонент діловодства реалізований в клієнт-серверній архітектурі на базі промислової СУБД – Oracle або Microsoft SQL Server. Програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів в електронному архіві реалізовано у вигляді окремого сервера.

4. Microsoft SharePoint Portal Server. Система є електронним архівом з розвиненими засобами підтримки спільної роботи. Це, мабуть, перший продукт компанії Microsoft, який може претендувати на роль корпоративного. Підтримує спільне створення документів, ведення версій документів, вилучення та повернення документів до архіву (check – out, check – in). У ньому немає Windows -клієнта як такого. Для доступу до архіву використовується Web- клієнт (сторонні розробники можуть дописувати для нього свої компоненти) і компонент, інтегрований в Windows Explorer, що дозволяє звертатися до архіву як до набору файлів.

У систему вбудовані досить потужні засоби індексації та пошуку. Причому пошук може здійснюватися як за внутрішніми сховищ інформації (файли, інтранет-сайти, бази Microsoft Exchange, бази Lotus Notes), так і за зовнішніми (Інтернет).

• 5. Optima Workflow. Крім загального механізму організації потоку робіт, система дозволяє зберігати на час проведення робіт всі документи, що відносяться до процесу. Для цього в якості сховища використовується механізм загальних папок Microsoft Exchange. Корисною можливістю є відстеження критичних шляхів і уявлення комплексу взаємопов'язаних робіт у вигляді діаграм Ганта.
• 6. "БОС- Референт" (розробник компанія АйТі). Основне призначення системи "Бос-референт" – створення корпоративної системи, що охоплює діяльність всіх співробітників на своїх робочих місцях і підтримуючої управлінські бізнес -процеси. Система підтримує російські стандарти діловодства, організаційне управління, контроль виконавчої дисципліни, відстеження договорів із зовнішніми організаціями, узгодження документів. Відмітна особливість її в тому, що, будучи повноцінною системою документообігу, призначеної для роботи всіх співробітників організації, вона вже володіє всією необхідною функціональністю для реалізації діловодства.
• 7. "Євфрат" (розробник компанія Cognitive Technologies) є простим електронним архівом з базовими можливостями контролю виконання. Компанія пропонує спектр продуктів для організацій різного масштабу – від версії для малого офісу до варіанту для великих компаній. У нашому випадку мова піде про другий варіант, званому "Євфрат Клієнт -сервер", в якому в якості клієнтської частини використовується "Євфрат – Офіс", яка є самостійним продуктом, який може працювати незалежно від серверного компонента системи. "Євфрат" побудований в парадигмі "робочого столу" з папками.

Переглянути презентацію до уроку.